Os documentos decorrentes do exercício da atividade-meio da Administração Federal, qualquer que seja sua natureza, deverão ser classificadas de acordo com o Código de Classificação do Poder Executivo Federal.Assim,naclasse000– Administração Geral, a subclasse 030 refere-se a: pessoal material patrimônio comunicações. O método de arquivamento temático que consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente, de acordo com sua entrada no protocolo da empresa, é o denominado: decimal duplex unitermo soundex. O conjunto de documentos de valor secundário, que já não apresentam valor administrativo, mas que devem ser preservados pelo seu valor probatório, informativo ou histórico deve ser guardado nos arquivos: correntes temporários permanentes intermediários. Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e mantidos sob a guarda por uma determinada organização, pessoa física ou jurídica, no desempenho de suas atividades. Assim, o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor secundário, servindo como prova legal ou fonte de informação histórica, é o do tipo: corrente permanente temporário intermediário. O método de arquivamento que se utiliza de letras do alfabeto e introduz cores como elemento auxiliar para facilitar o arquivamento e a localização de documentos é o denominado: Saudex Ideográfico Alfabético Variadex. O setor de arquivos que tem entre suas atribuições as rotinas de receber a correspondência, verificar se está violada, se faltam folhas ou anexos, numerar e completar a data no original e nas cópias, enviar o malote e encaminhar as cópias ao setor de arquivamento é denominado: expedição conservação classificação recebimento. Nas técnicas de arquivamento, a configuração física de um suporte de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado, como um livro, um caderno ou uma folha, se refere ao elemento característico do documento denominado: Tipo gênero espécie formato. O sistema de arquivamento padronizado que introduz cores como elementos auxiliares para facilitar, não só o arquivamento, mas também a localização de um documento, é o denominado: variadex automático mnemônico cronológico. O método decimal de classificação de documentos desenvolvido por Dewey é amplamente utilizado, na atualidade, em bibliotecas e em organizações públicas e privadas. Os códigos do método decimal utilizados na administração pública, referentes à atividade meio no que se refere a “Administração Geral” e “Assuntos Diversos”, são, respectivamente, os seguintes: 400 e 800 000 e 900 100 e 700 500 e 600. Os documentos que não podem ser eliminados porque são usados como fonte de pesquisa e informação e, pelo seu caráter probatório, têm a guarda no seguinte tipo de arquivo: ativo corrente permanente intermediário. resumo aula arquivologia ! com questões aula clique aqui para continuar as questoes x. O prazo durante o qual se deve guardar e proteger os documentos, sejam em impressos ou arquivos eletrônicos, relativos às eleições da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA), é de: 3 anos 10 anos 25 anos 5 anos. Assinale a alternativa que indica o documento com características do
gênero iconográfico Impressos Plantas Desenhos Discos Cartão-janela. Após assinar um contrato de prestação de serviços com um parceiro
comercial, a sociedade empresária Receitas mantém o documento na própria sede, visto
que ele será utilizado com frequência. No que concerne ao gênero desse documento, é
correto afirmar que ele é corrente. intermediário. contratual. textual. Uma placa de homenagem em suporte-acrílico, com a inscrição “Ao Tribunal de Justiça do Estado do Amapá, por ocasião do 20º aniversário de sua criação, as
homenagens da Assembleia Legislativa do Amapá. Macapá, abril de 2011.”, é documento do gênero museológico. iconográfico. bibliográfico. textual. audiovisual. Analise o documento a seguir:
Aos 17 dias do mês de março do ano de 2011, no Setor de Precatórios da Secretaria Judiciária do Tribunal Regional do Trabalho da 19ª Região, eu, João da Silva, RG 3.222.111,
CPF 123.456.678-90, funcionário do Ministério Público do Estado de Alagoas, residente e
domiciliado à Rua Vinte e Um de Abril, no 21, Maceió (AL), recebi a planilha de contagem
de tempo de serviço desentranhada do Processo no 257/2009.
Seu gênero pode ser identificado como: iconográfico. aberto digital. textual. virtual. O sistema de signos utilizado na comunicação do conteúdo dos documentos determina seu gênero. formato tipo. suporte valor primario. O gênero de um documento é determinado considerando aspectos
relativos ao suporte ou forma como as informações foram registradas. Os documentos
que apresentam como informação imagens estáticas, como fotografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras, por exemplo, são classificados como: Cartográficos. Micrográficos Iconográficos. Informáticos. Filmográficos. São gêneros documentais encontrados nos arquivos, exceto: documentos textuais. documentos audiovisuais. documentos cartográficos. documentos iconográficos.
documentos tridimensionais. Assinale a opção que indica os graus de sigilo de uma correspondência sigilosa Reservado, secreto e ultrassecreto. Particular e sigiloso. Ostensivo e sigiloso.
Reservado, confidencial, secreto e ultrassecreto.
Sigiloso, confidencial e restrito. O arquivo permanente é formado por documentos com valor administrativo. primário. informativo.
legal.
fiscal. Por meio do valor primário dos documentos, é possível identificar os
prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário.
certo errado. A identificação do valor primário dos documentos de arquivo fornece
as informações necessárias para a determinação dos prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário. certo errado. São arquivos de valor secundário, nos quais os documentos são
utilizados como fonte de pesquisa e informação: intermediários. gerais. permanentes.
correntes.
setoriais. A fase corrente é definida de acordo com os valores históricos dos
documentos. certo errado. Alguns documentos acumulados pela Caesb, após determinado
prazo de guarda, poderão vir a ser eliminados. Nesses documentos, não se incluem convites diversos.
orçamentos para aquisição de material permanente. atos de criação e atos constitutivos.
duplicatas de originais.
folders de cursos realizados por outros órgãos. A eliminação do documento não pode ser feita indiscriminadamente,
nem deve basear-se simplesmente em datas ou períodos rígidos, ao fim dos quais se possa destruir tudo. Há que se proceder criteriosamente. Assinale a alternativa que contraria
os critérios que regulam a eliminação de documentos Documentos cujos elementos essenciais se achem reproduzidos em outros.
Cópias cujos originais não estão conservados.
Documentos de pura formalidade, como convite e carta de agradecimento.
Documentos que se tornaram obsoletos e não mais representarem interesse para a
administração. Documentos cujos textos estiverem reproduzidos em outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade. São exemplos de documentos de arquivo de guarda permanente, exceto: documentos de criação, constituição, modificação ou extinção do órgão produtor (Leis,
Decretos, Portarias, Resoluções).
atos normativos que reflitam a organização e funcionamento do órgão (regulamentos,
regimentos, normas, organogramas, fluxogramas). convênios, ajustes, acordos, termos de Cooperação.
documentos cujos textos tenham sido impressos em sua totalidade.
atas e resoluções.
. O arquivo que é definido como “conjunto de documentos consultados frequentemente, indispensáveis à manutenção das atividades quotidianas, devendo
ser de fácil acesso fisicamente” é denominado de: arquivo híbrido. arquivo corrente.
arquivo analítico.
arquivo descarte.
arquivo permanente. Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou
frequentemente consultados. certo errado. Os arquivos correntes, por serem formados pelos documentos com
grande possibilidade de uso, devem ficar próximos aos usuários direto. certo errado. Os arquivos intermediários reúnem documentos que precisam
estar acessíveis, apesar de menos consultados. certo errado. Por atenderem a necessidades especiais, os documentos do arquivo corrente podem permanecer distante de seus usuários diretos. certo errado. Os chamados arquivos de primeira idade constituem-se de documentos que deixaram de ser consultados. certo errado. Arquivo Intermediário é o conjunto de documentos indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração, por isso seu acesso deve ser
fácil e rápido. certo errado. São considerados arquivos intermediários os conjuntos de documentos com curso em andamento, os quais constituem objeto de esporádicas ou raras
consultas. certo errado. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localização
física. Portanto, os arquivos de primeira e segunda idade estão localizados, normalmente: fora da cidade, arquivo nacional longe do corrente, lugar descentralizado; acima da estrutura, área de segurança;
em torno da capital, perto do centro;
junto ao produtor, local afastado. No âmbito da teoria arquivística, julgue os itens a seguir:
I – No arquivo permanente são arquivados os documentos que perderam todo o valor de
natureza administrativa.
II – O ciclo vital dos documentos compreende as idades: provisória, inicial, corrente, temporária e permanente.
III – O arquivo corrente é constituído de documentos de valor secundário que deixaram de
ser consultados frequentemente.
Está(ão) correto(s) o(s) item(ns): Somente o I. Somente I e II. Somente I e III Somente II e III Somente o III. No processo de gestão de documentos arquivísticos, são definidos quais documentos serão preservados e quais serão eliminados, de acordo com os seus valores.
Trata-se de atribuição do controle. do inventário. do descarte.
da avaliação.
da administração.
. a avaliação é um processo de análise que distribui os documentos. examina a exatidão da sequência dos documentos na respectiva série. estabelece os prazos de guarda e destinação dos documentos Corrige as distorções das séries em relação ao fundo em que se encontram. desenvolve novos procedimentos de classificação documental. A Tabela de Temporalidade registra o ciclo de documentos e sua
função é determinar o prazo de guarda dos documentos, além de definir critérios para
eliminação, feitos por meio de uma análise documental sobre a importância, a legalidade
e a necessidade. certo errado. O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o
cumprimento de sua função administrativa é conhecido como classificação. registro. distribuição.
tramitação. A movimentação de um documento de um setor
para outro para que decisões sejam tomadas é uma atividade de protocolo denominada tramitação. registro. distribuição. classificação expedição. A sequência de atos prescritos para o andamento de um processo configura a tramitação o traslado. a transferência. a transcrição. Entende-se por trâmite a sequência de ações prescritas para o andamento de documentos administrativos, até
seu julgamento ou solução o serviço encarregado de receber, registrar e distribuir documentos no âmbito de uma
instituição o conjunto de documentos produzidos ou recebidos ao longo das atividades de uma
instituição pública ou privada. a ação pela qual um documento, depois de autuado no protocolo, passa a constituir processo. o processo pelo qual se confere autenticidade a um documento, qualquer que seja
sua origem. A atividade de tramitação corresponde exclusivamente à movimentação de documentos entre unidades internas do órgão. certo errado. As atividades de protocolo são um conjunto de operações que visa ao controle dos documentos que tramitam no órgão, de modo a assegurar
sua imediata localização, recuperação e acesso à informação. certo errado. O controle rotineiro da tramitação dos documentos, no âmbito das instituições públicas brasileiras, compete ao arquivo intermediário ao serviço de protocolo.
ao arquivo central à comissão de avaliação. Durante a fase corrente, os documentos caracterizam-se
por sua grande frequência de consulta e por sua movimentação (tramitação) constante.
É necessário, portanto, que a instituição adote mecanismos capazes de controlar esta
tramitação, de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário. Essa
atividade de controle é conhecida como protocolo. certo errado. O registro em um livro ou local prédeterminado, do recebimento ou a saída de um ou mais documentos de um determinado setor da empresa,
podendo com este registro agilizar o processo de resposta, bem como nos resguardar da
segurança de entrega de determinado documento, denomina-se: Procuração Protocolo. Certificação. Título. O documento em que se registram a data e o número de ordem de
determinado requerimento ou processo, para fins de controle de seu andamento ou de
sua localização na instituição. a ficha de protocolo. o recibo. o protocolo de intenções a requisição. As atividades de protocolo são realizadas nas fases corrente, intermediária e permanente. somente na fase corrente somente nas fases corrente e intermediária somente nas fases corrente e permanente. somente na fase permanente. O ato pelo qual determinado documento passa a formar processo, depois
de recebido no setor de protocolo de uma instituição, é conhecido como autuação anexação juntada apensamento. aditamento. A autuação de documentos é atividade típica do arquivo corrente. arquivo central. protocolo. arquivo setorial. Quando o protocolo envia internamente os documentos e processos
recebidos para o setor destinatário, está realizando a atividade de:
Expedição. Remanejamento. Distribuição Tramitação Transferência. A atividade do arquivo corrente que cuida do recebimento,
da classificação, do registro e da movimentação dos documentos é a de Protocolo Expedição Arquivamento. Consulta. Todas essas etapas são atividade de protocolo, que ocorrem na idade corrente.
NÃO SÃO ATIVIDADES DO PROTOCOLO
• Eliminação: controle da eliminação dos documentos é atividade do Arquivo.
• Avaliação: procedimento de criar tabelas de temporalidade e controlar o prazo.
• Empréstimo: é atividade do Arquivo.
• Arquivamento: é o Arquivo que guarda.
• Microfilmagem: atividade do Arquivo.
• Digitalização: atividade do Arquivo. certo errado. A avaliação de documentos é uma das atividades precípuas da área
de protocolo, visto que subsidia a criação da tabela de temporalidade dos documentos. certo errado. São atividades do protocolo o recebimento, o registro, a distribuição, o controle da tramitação e a eliminação de documentos. certo errado. Segundo Marilena Leite Paes, são atividades de protocolo, exceto: Registro (cadastro dos dados dos documentos). Autuação (formação/abertura de processos). Arquivamento, ou seja, definir o tipo de armazenamento correto para a guarda de cada
documento, conforme suporte/formato, e classificação (separação por assunto). Controle/movimentação (controle da tramitação/ andamento) Expedição/distribuição (encaminhamento ao destinatário),. Documento ostensivo pode ser aberto no setor de protocolo e registrado no sistema adequado certo errado. Todo documento é registrado no setor de protocolo, independentemente de serem ostensivos, sigilosos ou particulares. certo errado. Em caso de correspondência ostensiva, o protocolo deve encaminhá-la ao setor destinatário sem a identificação do assunto. certo errado. Os documentos recebidos em envelopes fechados deverão ser abertos
pelo protocolo, desde que não sejam particulares (documentos não endereçados à instituição, e sim a um funcionário em particular) ou sigilosos (ultrassecretos, secretos ou
reservados) certo errado. A correspondência particular que chega ao protocolo de um órgão público é Distribuída ao destinatário. Registrada. Destruída. Expedida.
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